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如何防范在公章使用过程中的法律风险?
发布日期:2018-2-4

如何防范在公章使用过程中的法律风险?

 

(一)什么是公章?

 

法人在领取营业执照后,通常会刻制公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等印章。公章是代表企业法人具有法律效力的印章,其效力范围也最为广泛。是否加盖有公章是判断公司民商事行为是否成立、生效的重要标准。在代表公司对外签订合同时,公章和合同专用章对于合同、协议而言具有同等的法律效力。财务专用章和发票专用章有各自的使用范围,财务专用章是办理单位会计核算和银行结算业务的印章,发票专用章是用发票单位和个人按税务机关规定刻制的印章,发票只能加盖发票专用章而不得使用财务专用章。

 

(二)公章的效力认定的特殊情形

 

1、仅有法定代表人签字没有加盖公章的合同

 

根据《合同法》第32条的规定,当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。除非当事人另有约定必须签字与盖章,有法定代表人或者其他具备公司授权的当事人签字时,合同即成立。

 

2、公章外借所签合同

 

公司的法定代表人或者其他获得公司授权的人将公司的公章外借,应视为公司授权他人使用公司公章,只要符合合同生效的法律规定,使用该公章所产生的法律关系对该公司具有约束力。

 

3.违反公司章程使用公章签订合同

 

公司章程是公司股东指定的内部协议,只对公司内部具有约束力,不能对抗善意第三人。因此违反公司章程使用公章签订的合同只要符合合同生效的法律规定,即具有效力。违反公司章程使用公章的人需要承担侵权责任。

 

4.加盖分公司公章的合同

 

依法设立的分公司具有营业执照,盖有分公司公章的合同符合合同生效的法律规定即具有效力。但是分公司不具有法人资格,其民事责任由总公司承担。

 

5.公司更改名称后盖有原公章的合同

 

公司更改名称不影响公司之前签订的合同的效力,符合合同生效法律规定的盖有原公章的合同依然有效。

(三)公章使用不当的法律风险

 

1、表见代理风险

 

根据《合同法》第49条的规定,表见代理是指行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同,相对人有理由相信行为人有代理权的,该代理行为有效。相对人有理由相信行为人有代理权,主要包括无权代理人开具盖有公章的空白介绍信、合同、协议等法律文件。一旦善意的相对人因信赖无权代理人出具的带有公章的以上法律文件而与之签订合同,该合同对于公司即具有法律约束力。

 

关系章人情章的法律风险

 

公司的公章能够代表公司的意思表示,盖有公章的法律文件对于公司而言通常具有法律约束力。许多涉及公章的法律纠纷皆因公章的管理人员违反公章管理规定,忽视公章的重要性而产生。管理公章的人员碍于人情、上级领导施加的压力盖各种关系章人情章会给公司带来巨大的法律风险。

 

公章保管、交接不善的法律风险

 

公章随意摆放、保管使用缺乏严格的管理、公章变更后原公章随意丢弃都是风险隐患。使用公章过程中的疏漏,比如未在重要的合同等法律文件上加盖骑缝章,也给篡改合同提供可乘之机。

 

(四)公章使用的法律风险防范

 

    1.完善公章管理、使用制度

 

在公司章程中,应当规定需要加盖公章的文件必须经主管领导审阅签字后方可盖章,并且对加盖公章的文件保留复印件存档。禁止在空白合同、文件、介绍信上使用公章。章程中应明确公章保管人,公章使用、移交程序。

 

2、严格遵守公章管理规定,合规操作

 

对公章的保管、使用、移交、销毁必须严格依照公司章程中有关公章的管理规定。在使用公章之时公章的保管人必须在场监督,做到人在章在。对于合同等重要法律文件在公司法务部门审核后加盖骑缝章防止出现合同被调换、篡改的情况。公司公章变更后,要将原公章销毁。

 

3、选择合适人选保管公章

 

在选择公章保管人员时,务必选择责任心、纪律性强的人员负责公章的保管,做到公章不离身,盖章前确保逐页阅览文件。决不能不看内容就在文件上盖章。公章被盗、丢失时,保管公章人员需要及时通知有关领导,采取补救措施,避免损失扩大。

 

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